La plupart des conseils d'administration ne disent pas non à un nouveau site web. Ils disent « pas tout de suite », parce que la demande est arrivée comme un prix sans plan derrière. Ce guide vous montre ce qu'un conseil doit voir, vous donne une note de service d'une page que vous pouvez copier, et se termine par une section pour les membres du CA à qui on a demandé de voter.
Il est écrit pour les OBNL canadiens. Les prix sont en dollars canadiens.
Pourquoi les conseils disent non
Les membres du CA sont prudents avec l'argent, car c'est leur rôle. Une demande de site web échoue habituellement pour l'une de ces cinq raisons :
- Ça a l'air d'un luxe. « Notre site a l'air dépassé » est une opinion, pas un problème.
- Le coût est un seul gros chiffre. 8 000 $ sans ventilation ressemble à une estimation lancée au hasard.
- Personne n'a dit ce qui arrive si on attend. Si attendre semble gratuit, le conseil va choisir d'attendre.
- Il n'y a qu'une seule soumission. Le conseil ne peut pas savoir si le prix est juste.
- Quelqu'un se souvient du dernier projet. Un projet passé a pris du retard ou dépassé le budget, et personne n'a expliqué en quoi celui-ci sera différent.
Une bonne proposition répond aux cinq avant même qu'on pose la question.
Ce que les conseils veulent savoir
Réduit à l'essentiel, un conseil a six questions :
- Qu'est-ce qui ne va pas en ce moment, et comment le sait-on?
- Que fera le nouveau site que l'ancien ne peut pas faire?
- Combien ça coûte, cette année et chaque année suivante?
- Qui fera le travail, et pourquoi cette personne ou cette équipe?
- Qu'est-ce qui pourrait mal tourner, et quel est le plan si ça arrive?
- Comment saurons-nous que ça a fonctionné?
Votre note de service devrait répondre à chacune de ces questions en quelques lignes.
Les preuves à réunir d'abord
Passez deux heures là-dessus avant d'écrire quoi que ce soit. Les faits convainquent un conseil. Les adjectifs, non.
- Les chiffres de votre site actuel. Combien de personnes le visitent chaque mois? Combien commencent un don et combien le terminent? Si vous n'avez pas ces données, c'est en soi un constat.
- Des captures d'écran sur un téléphone. Faites des captures d’écran des pages qui s’affichent mal ou ne fonctionnent pas. Pour la plupart des organismes de bienfaisance, la majorité des visites viennent d’un téléphone. Vérifiez vos propres statistiques.
- Le temps du personnel. Combien de temps faut-il pour publier un événement ou changer un numéro de téléphone? Qui doit-on appeler?
- Les questions qui ne devraient pas nécessiter un appel. Demandez à la réception ce que les gens demandent au téléphone et auxquelles le site devrait répondre.
- Tout ce qu'un bailleur de fonds a dit. Un agent de subvention qui n'a pas trouvé votre rapport annuel est un bon exemple.
- Les règles que vous ne respectez peut-être pas. Accessibilité, vie privée et français. Notez où le site actuel manque son coup. Demandez à un avocat ou une avocate quelles sont vos obligations légales. Ne devinez pas.
Le coût par année, pas seulement le prix
Un site web n'est pas une dépense d'une seule année. Un site bien construit dure environ quatre ans. Montrez au conseil le coût par année, et montrez les frais récurrents avec.
Voici un exemple pour un petit organisme de bienfaisance :
| Dépense | Première année | Années deux à quatre, chacune |
|---|---|---|
| Réalisation | 6 000 $ | |
| Version française | 1 500 $ | |
| Domaine, hébergement et entretien | 700 $ | 1 300 $ |
| Total | 8 200 $ | 1 300 $ |
Ce budget est un exemple avec un entretien limité, distinct de notre forfait facultatif à 400 $ par mois. Consultez le guide des coûts et demandez une soumission pour les frais réels.
Sur quatre ans, ça fait 12 100 $, soit environ 3 000 $ par année.
Ensuite, comparez ce chiffre à ce que le site est censé rapporter. Si votre don en ligne moyen est de 75 $, le site doit générer environ 40 dons de plus par année pour couvrir son coût. C'est moins de quatre par mois. Utilisez vos propres chiffres. Si le calcul ne fonctionne pas, c'est important de le savoir avant la réunion.
Le paiement se fait en deux versements : 50 % au départ et 50 % avant le lancement. Indiquez les deux dates dans la proposition.
Présentez trois soumissions au conseil, dont une option gratuite ou à faible coût. Vous montrez ainsi que vous avez comparé les possibilités et pouvez expliquer pourquoi chacune convient ou non.
La note de service d'une page
Copiez ceci, remplacez le texte entre crochets, et gardez-la à une page. Joignez les soumissions et vos captures d'écran en annexe.
À : Conseil d'administration De : [Nom, poste] Date : [Date] Objet : Approbation pour refaire notre site web
La demande. Approuver jusqu'à [montant] $ dans l'exercice [année] pour refaire notre site web, avec un début des travaux en [mois] et une fin en [mois].
Le problème. Notre site actuel a été construit en [année]. [Deux ou trois faits. Exemple : 68 % des visiteurs sont sur téléphone, et la page de don ne fonctionne pas sur téléphone. Le personnel ne peut pas mettre à jour le site sans appeler un ou une bénévole. Un bailleur de fonds nous a dit en [mois] ne pas avoir trouvé notre rapport annuel.]
Ce que le nouveau site fera. [Trois résultats. Exemple : permettre aux donateurs de donner à partir d'un téléphone en moins d'une minute. Permettre au personnel de publier des événements et des nouvelles lui-même. Servir les clients en français et en anglais. Répondre aux règles de la subvention Google Ad Grants, pour pouvoir demander jusqu'à 10 000 $ US par mois en publicités de recherche gratuites.]
Coût. [réalisation] $ pour la réalisation. Environ [montant] $ par année ensuite pour l'hébergement et l'entretien. Sur quatre ans, environ [montant] $ par année. Nous avons reçu trois soumissions, de [bas] $ à [haut] $. Elles sont jointes.
Qui nous recommandons, et pourquoi. [Fournisseur]. [Deux raisons liées aux résultats ci-dessus. Pas « ils avaient l'air sympathiques ».]
Les risques et comment nous les gérerons. [Exemple : les retards de contenu sont la cause la plus fréquente des projets en retard. [Nom] sera responsable du contenu, avec quatre heures par semaine réservées à cette tâche. Le contrat a un prix fixe et une portée fixe.]
Comment nous saurons que ça a fonctionné. Nous ferons un rapport au conseil 30, 60 et 90 jours après le lancement sur : [dons en ligne effectués, inscriptions à l'infolettre, appels à la réception au sujet d'informations de base, temps requis pour que le personnel publie une mise à jour].
Décision requise. Approuver le budget et autoriser [nom] à signer l'entente.
Si vous êtes membre du CA : que demander avant de voter
Certains lecteurs et lectrices sont de l'autre côté de la table. On vous a remis une proposition de site web et demandé de voter oui ou non. Vous n'avez pas besoin de comprendre la technologie. Posez ces huit questions.
- Qui possède le site une fois terminé? L'organisme devrait posséder le domaine, le design, le contenu et les accès.
- Qu'est-ce qui est inclus exactement? Cherchez un nombre de pages et une liste de fonctionnalités. « Un nouveau site web » n'est pas une portée de projet.
- Qu'est-ce qui n'est pas inclus? La rédaction, les photos, le français et le transfert de l'ancien contenu sont les manques habituels.
- Combien ça coûte chaque année après le lancement? Demandez-le par écrit.
- Le personnel peut-il faire des mises à jour sans le fournisseur? Demandez qu'on vous montre comment.
- Qu'arrive-t-il si nous sommes en retard avec le contenu? La plupart des retards viennent du côté du client. Le contrat devrait le préciser.
- Que se passe-t-il si nous voulons quitter ce fournisseur plus tard? Vous devriez pouvoir emporter votre site et votre contenu avec vous.
- Comment mesurerons-nous le succès? Si la proposition ne le précise pas, demandez au personnel de l'ajouter.
Si les réponses sont claires, la proposition est probablement solide, même si le prix est plus élevé que prévu. Si les réponses sont vagues, un prix plus bas ne réglera pas ce problème.
Questions difficiles, avec réponses
« Est-ce qu'un ou une bénévole ne pourrait pas faire ça gratuitement? » Parfois, oui. Demandez qui va l'entretenir quand la personne bénévole partira, et qui possède les accès. S'il y a une bonne réponse, un site réalisé par une personne bénévole peut être le bon choix pour un petit site.
« Pourquoi ne pas simplement utiliser Wix ou Squarespace? » Pour un petit site géré par une seule personne, un outil de création de sites est un choix raisonnable. Ça devient un mauvais choix quand vous avez besoin de deux langues, d'un solide parcours de don, ou d'un site que plusieurs membres du personnel mettent à jour.
« Nous avons refait le site il y a quelques années. Pourquoi encore? » La plupart des sites durent environ quatre ans avant que les téléphones, les navigateurs et vos propres programmes ne les dépassent. Si la dernière réalisation était bon marché et rapide, elle a peut-être vieilli plus vite.
« Combien de temps ça va prendre? » Une réalisation sur mesure prend habituellement de six à huit semaines une fois le contenu prêt. Préparer le contenu est la partie à planifier.
« Qui devrait présenter ça? » La personne qui sera responsable du projet, appuyée par un membre du CA qui a vu la note de service à l'avance. Une proposition avec un allié au conseil échoue rarement.
Besoin d'aide pour bâtir votre dossier?
Nous offrons à chaque OBNL à qui nous soumettons un prix une version de cette note de service remplie avec ses propres chiffres. Réservez un appel de 15 minutes et nous vous dirons combien coûterait votre site et ce que votre conseil risque de demander.